Den Organisationsaufwand bei der Bits & Pretzels automatisiert

Bits & Pretzels ist ein Gründertreffen mit drei Tagen im ICM München und auf dem Oktoberfest. 2025 koordinierte Frame by Frame dort 15 Fotografen. Der Plan war eine Excel-Liste, und die lag im Büro.

Verschob sich ein Talk, erfuhr der Fotograf es per Anruf oder gar nicht. Ansprechpartner fand er nur, wenn er sie schon kannte. Ob jemand rechtzeitig an der Bühne stand, sah niemand. Wen man kurzfristig woanders hinschicken konnte, wusste nur, wer zufällig nachfragte. Am Ende standen gut 6.000 bearbeitete Bilder und drei Tage am Telefon.

Dienstag, 29. September 2026, 11:18 Uhr. Links der Tag eines Fotografen und sein laufender Einsatz, rechts der Leitstand im Büro zur selben Minute. Die Screenshots zeigen Beispielnamen, Programm und Uhrzeiten vom Event.

Das Briefing des Veranstalters kommt als Excel-Datei mit mehreren Blättern. Die KI liest jede neue Fassung ein, gleicht sie mit dem Plan ab und zeigt, welche Termine neu sind und welche sich verschoben haben. Bis zum ersten Eventtag kamen vier Fassungen.

Am Datenplatz ordnet ein Skript jedes Bild über Aufnahmezeit und Fotograf dem richtigen Termin zu und legt die Ordner nach Bühne und Tag an. Mit Stern markierte Bilder gehen zuerst in die Bearbeitung. Gebaut hat Lars die App ab März 2026 selbst, mit Claude als Programmierer.

Viele Betriebe haben Leute, die nicht am Schreibtisch arbeiten, etwa Monteure oder Servicetechniker. Für sie gilt dasselbe wie für Fotografen auf einem Event. Der Plan muss dort sein, wo gearbeitet wird, und das Büro muss sehen, ob ein Termin erledigt ist.

In der Bestandsaufnahme suchen wir die Stellen, an denen bei Ihnen Änderungen hängen bleiben, und zählen, wie viele Anrufe und Nachfragen ein Einsatztag heute kostet.